Politikker

Politikker for system sertifisering:

Kravene til konfidensialitet, upartiskhet, objektivitet og etiske retningslinjer for Dovre Sertifisering AS som
et akkreditert sertifiseringsorgan er definert i Dovre Sertifisering AS sin kvalitetspolitikk og styringssystem og er tilgjengelige på forespørsel.

Selskapets ledelse vil i denne sammenheng presisere at Konfidensialitet, Upartiskhet, Objektivitet og Etikk
er ufravikelige kjøreregler som alltid skal følges av Dovre Sertifisering AS og våre revisorer og revisjonsledere.

Klager og Anker for system sertifisering.

Kvalitets- og HMS politikk

Dovre Sertifisering AS skal være Norges foretrukne partner innenfor kvalifisering av systemer og utstyr.

Vi skal levere produkter og tjenester med rett kvalitet og i henhold til gjeldende lover og forskrifter, regler, standarder, spesifikasjoner og DSEs akkrediteringskrav. Videre skal vi virke på en miljøbevisst og konkurransedyktig måte som imøtekommer våre kunders behov, krav og forventninger. Vi forstår viktigheten av upartiskhet i forbindelse med dette, og vi skal styre interessekonflikter og sikre objektivitet.

Vi skal arbeide kontinuerlig med å bli bedre og å forebygge forurensning fra vår egen virksomhet og tjenestene vi leverer. Tjenestene vi leverer for våre kunder tilstrebes å ha egenskaper til å gi kundene et miljøvennlig livsløp fra produksjon, bruksområde og videre til avhending.

Våre medarbeidere er vår viktigste ressurs. Ved å sikre de ansattes helse og trivsel gjennom nulltoleranse for skader og ved å rette fokus på arbeidsmiljøforbedringer, vil bedriftens produktivitet, kvalitet, konkurransefortrinn og lønnsomhet øke.

Politikk for upartiskhet

Ansatte og innleide i Dovre Sertifisering AS skal ikke delta i sertifisering av bedrifter hvor de har noen økonomiske eller andre personlige interesser i virksomheten.

Ansatte og innleide i Dovre Sertifisering skal ikke benytte den innsikt han/hun får hos kunden til å fremme egne interesser.

Dovre Sertifisering AS skal ikke påta seg oppdrag med sertifisering av virksomheter;

  • hvor ansatte eller innleide i DSE i løpet av de siste 2 år har bistått virksomheten som konsulent med å etablere sitt kvalitets- eller miljøstyringssystem eller utføre interne revisjoner.
  • hvor styremedlemmer og/eller eiere i DSE har noen form for personlige eller økonomiske interesser
  • hvor det er fare for upartiskhet mellom konsulent hos kunde og DSE.
  • som er sertifiseringsorganer

Dovre Sertifisering AS skal ikke la truende oppførsel påvirke resultatet av en revisjon. Klienter skal gis mulighet til helt eller delvis å avvise revisjonsgruppen.

Interessekonflikt vurderes i første steg av sertifiseringsprosessen. Skulle det oppstå tvil om
interessekonflikt med kunde, vil situasjonen bli analysert for å sikre at revisjonen blir utført upartisk.

Alle konkrete saker og eventuelle konklusjoner skal loggføres i Dovre Sertifisering AS sitt avvikssystem, og det er videre definerte prosesser i forhold til hvordan dette blir fulgt opp.

Overholdelse av denne politikken skal være med å sikre upartiskhet og objektivitet imellom Dovre Sertifisering AS og alle våre kunder.

Politikk for Innsyn og taushetsplikt

Ansatte og innleide i DSE vil i en del arbeidssammenhenger få tilgang til kunders selskapsinformasjon, planer, forretningsinformasjon o.l. All slik informasjon skal behandles konfidensielt med mindre annet er avtalt med kunden. 

 

DSE skal ikke offentliggjøre for tredjeparter enhver teknisk eller økonomisk informasjon av kunder
som er konfidensiell, uten skriftlig samtykke. DSE kan offentliggjøre informasjon som er konfidensiell til myndighetene elle kontrollerende instanser. 

Dokumenter, rapporter, tegninger, test data, etc., gjøres tilgjengelig for, produsert på forespørsel fra
eller ved DSE, kan kopieres og beholdes av DSE hivs dette er nødvendig for utførelsen av denne avtalen eller i samsvar med gjeldende sertifiseringsforskriften. Klienten beholder alle rettigheter til immaterielle rettigheter av utstyret, støtte utstyr, og teknisk dokumentasjon dette gjelder også patent, varemerke, opphavsrett og forretningshemmeligheter. 

Håndtering av Klager

Ved mottak av skriftlige klager skal Dovre Sertifisering AS bekrefte mottak av klagen samt bekrefte om klagen er relatert til sertifiseringsaktiviteter gjennomført av Dovre Sertifisering AS eller klage på styringssystem hos en kunde som Dovre Sertifisering AS har sertifisert. ”Klageren” skal holdes oppdatert om de tiltak som Dovre Sertifisering AS gjennomfører.

Tiltak kan være besøk/revisjon hos kunden for blant annet å forsikre seg om at styringssystemet tilfredsstiller relevante krav fra gjeldende standard (ISO 9001/ISO 14001/OHSAS 18001) eller samtale med revisjonsleder som var ansvarlig for de sertifiseringsaktiviteter som er gjennomført av Dovre Sertifisering AS.

Beslutninger som administrasjonen i Dovre Sertifisering AS tar i forbindelse med klagebehandlingen skal alltid godkjennes av leder i administrasjonen som ikke har deltatt i klagebehandlingen. I de tilfeller hvor hele ledelsen har vert involvert skal styrets leder godkjenne beslutningen før denne kommuniseres kunde og den som har klaget.

I hvilken grad resultatet av klagebehandlingen skal gjøres offentlig avklares og avtales med kunde og den som har klaget.

Kunde kan anke avgjørelser som er tatt. I de tilfeller refereres til prosedyre for anke.

Håndtering av Anker

Administrasjonen i Dovre sertifisering AS mottar anke fra kunde. Anken skal da videresendes til Styrets leder for behandling. Administrasjonen i Dovre Sertifisering skal informere kunden om at anken er sendt til Styret for behandling.

Anken håndteres nå fullt og helt av styret og beslutninger sendes kunde med kopi til administrasjonen i Dovre sertifisering AS. Administrasjonen i Dovre sertifisering AS plikter å gjennomføre de tiltak som styret eventuelt pålegger administrasjonen for å sikre at nødvendige korrigerende tiltak blir iverksatt.

Administrasjonen i Dovre sertifisering AS skal etablere en oversikt over klager, med kopier av all korrespondanse mellom kunde og styret, samt styret og administrasjonen i Dovre sertifisering AS i forbindelse med ankebehandlingen.

All ankebehandling skal behandles innen 30 virkedager.

Hvis enighet ikke oppnås har kunden anledning å bringe saken inn for voldgift.

Politikk for suspensjon, tilbaketrekning og innsnevring

Dovre Sertifisering AS forholder seg konsekvent til internasjonale standarder og regelverk i forhold til suspensjon, tilbaketrekning og innsnevring av sertifikater, og denne politikken og tilhørende rutiner skal bidra til å sikre vår profesjonalitet og objektivitet i behandling av slike saker.

Dovre Sertifisering AS forbeholder seg med dette retten til å suspendere eller innsnevre omfanget av en klients sertifisering dersom:

  • Vesentlige mangler/avvik avdekket ved periodisk revisjon som viser at styringssystemet i bedriften ikke fungerer. Det vil si at systemet ikke tilfredsstiller krav til sertifisering.
  • Bedriften retter ikke opp avvik innen avtalt tidsfrist, eller tilbakemelding på tiltak er mangelfull i forhold til standardens krav.
  • DSE får ikke gjennomføre periodisk revisjon hos bedriften som avtalt og innenfor kravet om minimum årlige revisjoner.
  • Klager fra tredje part på bedriftens styringssystem. (Dette vil ikke automatisk føre til suspensjon, men vil danne grunnlag for å kunne gjennomføre verifikasjoner hos sertifisert bedrift.)
  • Sertifisert bedrift melder selv fra om vesentlige mangler og ber om suspensjon. (Dette kan være basert på større organisatoriske endringer, salg av bedrift, fusjoner etc.)
  • Andre vesentlige forhold.

Hvis sertifisert organisasjon bevisst misbruker sertifikatet, ikke oppfyller gjeldende standard krav, eller ikke etterkommer sertifiseringsorganets pålegg om korrigerende tiltak, kan dette også føre til inndragelse og kansellering av sertifikat. Informasjoner om inndragelse av sertifikater vil bli offentliggjort som publikasjon på Dovre Sertifisering AS sin hjemmeside www.dovresertifisering.no.

All informasjon omkring beslutning om suspensjon, inndragning eller innsnevring av et sertifikat vil være tilgjengelig på forespørsel hos Dovre Sertifisering AS.

Politikker for kontrollorgan:

Etter lov om tekniske kontrollorgan er Dovre sertifisering underlagt lov 10. februar 1967 om
behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) kapittel II – VI når det utfører samsvarsvurderinger.
Øvrige regler i forvaltningsloven vil også gjelde i saker der det blir fattet enkeltvedtak, jf. forvaltningsloven § 1.

Noen av de viktigste reglene er presentert under.

2.1. Habilitet

Det er en forutsetning at den enkelte saksbehandler i Dovre Sertifisering AS ikke behandler saker der vedkommende er å regne som inhabil etter forvaltningsloven § 6. Den enkelte må selv ta stilling til egen habilitet.

2.2. Innsyn og taushetsplikt

Etter lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) er dokumenter knyttet til enkeltvedtak offentlige selv om vedtaket er fattet av et annet rettssubjekt enn en offentlig myndighet, jf. § 2 første ledd, bokstav b. Personalet plikter likevel å hindre at andre får kjennskap til det de får vite om av taushetsbelagt informasjon, herunder tekniske innretninger og framgangsmåter, i sammenheng med arbeidet. Taushetsplikt er likevel ikke til hinder for at opplysninger gjøres kjent for andre relevante parter, herunder utpekende myndigheter. Se ellers forvaltningsloven § 13 flg.

2.3. Veiledningsplikt

Etter forvaltningsloven § 11 har tekniske kontrollorgan en alminnelig veiledningsplikt.

For eksempel skal kontrollorganet gjennom sin veiledning påpeke eventuelle feil og mangler ved produktet/prosedyren slik at produsenten kan bringe produktet/prosedyren i samsvar med kravene i regelverket. Det er likevel produsenten som har ansvar for å finne de konkrete tekniske løsningene.

2.4. Grunnlag av avslag

Dersom kontrollorganet har funnet mangler ved produktet/prosedyren og disse ikke er rettet på tilfredsstillende måte, skal kontrollorganet avslå søknad om samsvarssertifikat. Produsenten skal få melding om avslaget. Samtidig skal produsenten få en skriftlig begrunnelse for vedtaket, opplysning om klageadgang og hvordan han kan få innsyn i dokumentene i saken. Det skal dessuten gis informasjon om at produsenten ikke kan søke om samsvarssertifikat av et annet teknisk kontrollorgan med mindre produktet/prosedyren er endret i mellomtiden.

2.5. Klage på eventuelt avslag

En eventuell klage på vedtaket kontrollorganet treffer må være sendt til kontrollorganet senest 3 uker etter at underretning om vedtaket er kommet fram til produsenten. Kontrollorganet skal gjøre de undersøkelsene som klagen gir grunn til og kan oppheve eller endre vedtaket. Kontrollorganet kan avvise klagen dersom ikke vilkårene for å behandle den er oppfylt. Dersom vedtaket ikke omgjøres, skal sakens dokumenter oversendes rett klageinstans for klagebehandling. Eventuelle klager vil bli endelig avgjort av det forvaltningsorganet som er nærmest overordnet kontrollorganet, eller særskilt klageorgan der dette finnes. Se ellers kapittel VI i forvaltningsloven.

2.6. Kostnader

Etter lov om tekniske kontrollorgan § 5 kan det tekniske kontrollorganet ta vanlig betaling for sine tjenester. Dette betyr at kontrollorganet kan ta betaling for sine samsvarsvurderinger på forretningsmessig grunnlag.

Mange av våre kunder gir uttrykk for en betryggelse i å ha en ekstern diskusjonspartner som ser virksomheten med friske øyne og som kan bidra til interne forbedringsprosesser.

Vilkår for TKO tjenester Dovre Sertifisering AS

Definisjon og forkortelser

Sertifiseringsordning: sertifiseringssystem knyttet til bestemte produkter som de samme spesifiserte kravene, spesifikke reglene og prosedyrene gjelder for.

CABF: Conformity Assessment Body Forum (Brussel)

DSB: Direktorat for samfunnssikkerhet og beredskap

DSE: Dovre Sertifisering AS.

TKO: Teknisk Kontrollorgan.

Følgende gjelder for arbeid som utføres innen PROD025

Vilkår

  1. Klienten oppfyller alltid sertifiseringskravene (Notat 1), inkludert implementering av aktuelle endringer når sertifiseringsorganet opplyser om slike;

Notat 1: Spesifisert krav, inkludert produktkrav (Notat 2), som oppfylles av klienten som en betingelse for a fa innvilget eller opprettholdt sertifisering.

Notat 2: Sertifiseringskrav inkluderer krav pålagt klienten av sertifiseringsorganet gjennom sertifiseringsavtalen for å oppfylle kravene til produktet eller aktiviteter og kan også inkludere krav pålagt klienten av sertifiseringsordningen. “Sertifiseringskrav”.

Eksempler: Følgende er sertifiseringskrav som ikke er produktkrav:

–             overholde sertifiseringsavtalen;

–             betale avgifter;

–             gi informasjon om endringer av det sertifiserte produktet;

–             gi tilgang til sertifiserte produkter for overvåkingsaktiviteter

  1. hvis sertifiseringen gjelder pågående produksjon, skal det sertifiserte produktet fortsette a oppfylle produktkravene (Notat 3);

Notat 3: produktkrav, krav som er direkte knyttet til et produkt, spesifisert i standarder, forskrifter eller i andre normative dokumenter.

  1. klienten legger alle forhold til rette for
  1. Gjennomføring av evalueringen og overvåkingen (hvis det er påkrevd), inkludert undersøkelse av dokumentasjon og registreringer, og tilgang til aktuelt utstyr, beliggenhet(er), omrade(r), personell og klientens underleverandører;
  2. undersøkelse av klager;
  3. Observatørers deltakelse, hvis det er aktuelt;
  1. klientens påstander om sertifisering er i tråd med omfanget av sertifiseringen;
  2. klienten benytter ikke produktsertifisering på en mate som bringer sertifiseringsorganet i vanry, og kommer ikke med uttalelser om produktsertifiseringen som sertifiseringsorganet kan anse som villedende eller uberettiget;
  3. Ved suspensjon, tilbaketrekking eller oppheving av en sertifisering slutter klienten a benytte alt reklamemateriell som inneholder henvisninger til sertifiseringen, og iverksetter tiltak som kreves i henhold til sertifiseringsordningen (for eksempel retur av sertifiseringsdokumenter), og andre påkrevde tiltak;
  4. Hvis klienten gir andre parter kopier av sertifiseringsdokumentene, skal de gjengis i sin helhet eller slik det angis i godkjenningsdokumenter;
  5. Når klienten henviser til sin produktsertifisering i informasjonsmedier som dokumenter, brosjyrer eller reklamemateriell, etterkommer klienten sertifiseringsorganets krav eller krav spesifisert i sertifiseringsordningen;
  6. Klienten etterkommer alle krav som kan være foreskrevet i sertifiseringsordningen om bruk av samsvarsmerker og informasjon knyttet til produktet;
  7. Klienten registrerer alle klager som er gjort kjent for den, som gjelder samsvar med sertifiseringskrav, og gjør disse registreringene tilgjengelige for sertifiseringsorganet når det bes om det, og
  1. iverksetter egnede tiltak med hensyn til slike klager og eventuelle avvik som blir funnet i produkter, som har innvirkning på samsvar med sertifiseringskravene;
  2. dokumenterer de iverksatte tiltakene;
  1. klienten informerer sertifiseringsorganet umiddelbart om endringer som kan ha innvirkning på dens evne til a etterkomme sertifiseringskravene.

Følgende er eksempler på slike endringer:

  • den juridiske, kommersielle eller organisasjonsmessige statusen eller eierskapet,
  • organisasjon og ledelse (for eksempel sentrale administrative, beslutningstakende eller tekniske ansatte),
  • forandringer i produktet eller produksjonsmetoden,
  • kontaktadresse og produksjonslokaler,
  • større endringer i systemet for kvalitetsstyring.

Krav til dokumentasjon

Dovre Sertifisering AS kan/ skal kreve å få se den dokumentasjonen som listet opp i de respektive moduler. Trykkpåkjent utstyr som er ferdig CE -merket skal aksepteres slik det foreligger.

Markedstilsyn

Trykkpåkjent utstyr er underlagt krav til markedstilsyn.

Forskrift om trykkpåkjent utstyr er således en implementering av de forpliktelsene Norge har i forhold til EØS-avtalen. DSB benytter virkemiddelet markedstilsyn for å følge opp etterlevelsen av dette regelverket.

Et markedstilsyn vil være rettet mot et produkt og den tilhørende produsent, importør eller distributør av det angjeldende produkt. Et markedstilsyn er rettet mot det tekniske utstyret og de krav til dette som er gitt i lov eller forskrift.

Følgende gjelder for arbeid som utføres under akkrediteringsomfang for PROD025 og INSP054

Vurdering upartiskhet

Upartiskhet, uavhengighet og konfidensialitet.

Sikring av upartiskhet som beskrevet ISO 17065 §5.2 skal sikres gjennom DSE’s system som igjen dekker kravene i ISO17021. I samsvar med kravene om uavhengighet I ISO 17020, ISO 17021 og ISO 17065 erklærer DSE følgende.

DSE skal være ansvarlig for upartiskheten av hans aktiviteter innen akkredtieringsomfanget for sin TKO og skal ikke tillate at kommersielle, finansielle eller andre midler setter i fare uavhengigheten;

DSE, skal sikre at alle retningslinjer og rutiner som DSE jobber under ikke er diskriminerende. Prosedyrene skal ikke benyttes til å hindre eller hemme tilgang av søkere;

DSE skal opprettholde (gjennom publikasjoner, elektroniske medier eller andre midler), og gjøre tilgjengelig på forespørsel følgende:

  • informasjon om (eller referanse til) sertifiseringsordning (er), inkludert evalueringsprosedyrer, regler og prosedyrer for tildeling, for å opprettholde, for å utvide eller redusere omfanget for oppheving, for å trekke tilbake eller avvise sertifisering;
  • Beskrivelse av de midler om hvordan DSE, henter økonomisk støtte og generell informasjon om avgiftene;
  • En beskrivelse av rettighetene og plikter av søkere og kunder. Herunder krav, restriksjoner eller begrensninger på bruk av DSE’s navn og sertifiseringsmerke og på måter å henvise til sertifiseringen gitt;
  • Informasjon om prosedyrer for håndtering av klager og anker;

DSE skal ansette, eller har tilgang til, et tilstrekkelig antall personell til å dekke sitt arbeidsområde og operasjoner knyttet til sertifiseringsordninger.

DSE skal ha tilgang til gjeldende standarder og andre normative dokumenter som dekker sertifiseringsomfang;

Personell skal være kompetent til de oppgaver som vi utfører, inkludert utføre alle nødvendige tekniske vurderinger, definere regler og implementere dem. DSE skal ikke gjøre noen form for rådgivning eller konsulentarbeid for kunder som søker sertifisering av sine produkter og tjenester. DSE skal ikke fremme bruk av 3.parts rådgivningsorganisasjoner og heller ikke støtte uttalelse fra 3. parts organisasjoner og at bruk av disse skal gjøre sertifiseringen lettere å oppnå.

Alle ansatte i DSE skal melde interessekonflikter som kan påvirke sertifiseringsprosessen og beslutninger.

Dovre personell, inkludert eventuelle komitémedlemmer, personell på eksterne organer, eller personell som opptrer på DSE vegne, skal bevare taushet og signere taushetserklæring om all informasjon innhentet eller opprettet under utførelsen av sertifiseringsvirksomhet, unntatt det som kreves av loven eller av sertifiseringsordningen;

DSE skal sikre at andre deler eller avdelinger som de har relasjoner med kan påvirke uavhengighet av hans sertifiseringsarbeid;

DSE skal etablere og opprettholde et styringssystem som er i stand til å oppnå konsekvent oppfyllelse av kravene overnevnte ISO standarder.

Konfidensialitet

Alt oversendt dokumentasjon er underlagt konfidensialitet.

Suspensjon og tilbaketrekking

Suspensjon, tilbaketrekking av sertifikater / godkjenninger kan publiseres og kan gjøres offentlig tilgjengelig ved forespørsel.

Notat: Tilbaketrekking av sertifiseringer innen PROD025 skal meldes inn til DSB og CABF.